Vollenhoven Politique de confidentialité

Chez Vollenhoven, nous accordons une grande importance au respect de la vie privée des personnes dont nous traitons les données à caractère personnel. À ce titre, nous estimons qu’il est essentiel que vous sachiez quelles données à caractère personnel nous collectons et à quelles fins nous les utilisons.
La présente déclaration de confidentialité concerne le traitement des données à caractère personnel de nos clients (actuels et futurs), de tous les utilisateurs de notre site web www.vollenhoven.be, des utilisateurs de notre portail en ligne (https://mijnvollenhoven.nl/login), de nos fournisseurs, ainsi que des visiteurs de nos établissements et des stations-service que nous exploitons.
Cette déclaration de confidentialité ne s’applique pas au traitement des données à caractère personnel des candidats à un emploi. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez consulter :
https://vollenhoven.tool2match.nl/legal/privacypolicy?lang=nl.

Nous traitons vos données à caractère personnel avec le plus grand soin et conformément à la législation applicable en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que les dispositions pertinentes du Code de droit économique belge.

1. Responsable du traitement

La présente déclaration de confidentialité concerne les données à caractère personnel traitées par :
Vollenhoven Duurzame Mobiliteit België BV
Adresse de correspondance :
Michel Geysemansstraat 1
2550 Kontich
Belgique
Téléphone : +31-13-5950950
E-mail : info@aviavollenhoven.be
Numéro d’entreprise : 1029.496.731
Ci-après dénommée : « Vollenhoven ».

2. Données à caractère personnel

Que sont les données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Est réputée identifiable une personne physique pouvant être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Vollenhoven traite différentes catégories de données à caractère personnel. Le terme « traitement » comprend notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, la modification et la suppression des données à caractère personnel.

Vollenhoven traite les données à caractère personnel que vous nous communiquez directement lorsque vous achetez nos produits ou utilisez nos services.
Les catégories de données traitées peuvent varier selon les produits ou services que vous utilisez ainsi que selon les finalités pour lesquelles vos données sont traitées.
Nous pouvons également traiter des données à caractère personnel obtenues indirectement, par exemple lorsque nous les recevons d’un tiers ou lorsqu’elles sont collectées au moyen de cookies et de technologies similaires sur notre site web (dans la mesure où cela est nécessaire et, le cas échéant, après avoir obtenu votre consentement à l’utilisation de ces cookies et technologies similaires).

Vollenhoven peut notamment traiter les catégories de données suivantes :

Données d’identification : par exemple votre civilité, votre nom, votre sexe, vos coordonnées (adresse postale, adresse de facturation et/ou de livraison, adresse e-mail, numéro de téléphone), votre date de naissance, les données relatives à votre plaque d’immatriculation, votre adresse IP et votre identifiant de cookie ;
Données nécessaires à la vente ou à l’amélioration de nos services : par exemple les informations relatives aux produits et services, les informations concernant les stocks disponibles, les adresses de livraison et de facturation, les données financières et/ou transactionnelles (telles que les données de carte bancaire ou les coordonnées bancaires), les évaluations et enquêtes complétées, les données relatives aux programmes de fidélité, les réclamations, ainsi que les informations concernant vos préférences et votre comportement ;
Données relatives à votre activité en ligne : par exemple vos interactions avec les sites web de Vollenhoven, votre historique de navigation et de recherche, vos préférences, votre localisation, votre adresse IP ainsi que les données collectées via les cookies et technologies similaires (voir également le point 8 ci-dessous pour plus d’informations) ;
Images de vidéosurveillance sur lesquelles vous êtes identifiable lorsque vous visitez nos établissements, ainsi que les données relatives au contrôle d’accès.

3. Finalités et bases juridiques du traitement des données à caractère personnel

Nous ne collectons ni ne traitons vos données à caractère personnel sans raison. Vollenhoven peut notamment traiter vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes et sur les bases juridiques suivantes :

Exécution du contrat conclu avec vous
Le traitement de vos données à caractère personnel peut être nécessaire afin de traiter vos demandes et devis et/ou de fournir les carburants ou les services (tels que la recharge électrique, le lavage automobile, les services d’entretien, etc.) que vous sollicitez.
Nous devons également être en mesure de vous informer de l’exécution du contrat ainsi que des accords conclus ou à conclure dans ce cadre, par exemple par courrier électronique ou par courrier postal.
Le traitement de vos données à caractère personnel à cette fin est nécessaire à l’exécution du ou des contrats conclus avec Vollenhoven.

Service clientèle et traitement des réclamations
Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel lorsqu’il est nécessaire de répondre à vos questions, de satisfaire à vos demandes ou à celles de tiers.
Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu avec vous ou repose sur notre intérêt légitime consistant à vous fournir un service conforme à vos attentes et à assurer un traitement efficace des réclamations.

Envoi de la newsletter Vollenhoven et de communications personnalisées
Si vous êtes titulaire d’une carte AVIA Vollenhoven et que vous avez indiqué souhaiter recevoir ce type de communications, Vollenhoven traite vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement.
Vollenhoven peut également traiter vos données à cette fin sur la base de son intérêt légitime à informer ses clients et partenaires.
Si vous ne souhaitez plus recevoir notre newsletter ou d’autres communications personnalisées, vous pouvez retirer votre consentement ou vous opposer à ces communications en utilisant le lien de désinscription figurant dans les messages électroniques ou en nous contactant à l’adresse suivante : info@aviavollenhoven.be

Création d’un compte « MijnVollenhoven »
Afin d’offrir aux conducteurs professionnels un service complet, nous mettons à leur disposition notre plateforme en ligne MijnVollenhoven.
Cette plateforme vous permet notamment :
de consulter vos factures en ligne ;
de modifier les données relatives à votre carte ;
de demander de nouvelles cartes ;
de bloquer une carte.
Lorsque vous devenez client professionnel d’AVIA Vollenhoven, un compte est créé sur MijnVollenhoven. Dans ce cadre, vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement.

Analyse et amélioration de nos services
Vollenhoven peut traiter vos données à caractère personnel afin de satisfaire à diverses obligations légales, notamment en matière de conformité (« compliance ») et de reporting.
Nous analysons également les tendances et le trafic de notre site internet, notamment grâce à l’utilisation de cookies et de technologies similaires.
Lorsque des cookies non essentiels traitent des données à caractère personnel, votre consentement est demandé préalablement à leur installation.
Pour plus d’informations, veuillez consulter le point 8 de la présente déclaration.

Sécurité des biens et des personnes
Vollenhoven traite des images issues de son système de vidéosurveillance (sur lesquelles vous pouvez être identifiable) afin de protéger ses biens, ses collaborateurs, ses visiteurs ainsi que les biens de tiers.
Ce traitement repose sur notre intérêt légitime visant à sécuriser l’accès à nos bâtiments et à nos stations-service ainsi qu’à enregistrer d’éventuels incidents.

4. Destinataires des données à caractère personnel

Lorsque la loi l’exige ou l’autorise, Vollenhoven peut communiquer vos données à caractère personnel à des tiers, notamment lorsque cela est nécessaire à l’exercice de ses activités ou au respect de ses obligations légales.
Dans ce cas, seules les données strictement nécessaires à la réalisation de la finalité poursuivie sont communiquées et des mesures de sécurité appropriées sont mises en œuvre.

Dans certains cas, les destinataires traitent les données pour le compte de Vollenhoven en qualité de sous-traitants.
Vollenhoven veille à conclure avec ces sous-traitants les contrats requis afin de garantir un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel.
En principe, vos données sont traitées au sein de l’Espace économique européen (EEE).
Toutefois, il est possible qu’elles soient transférées vers ou stockées dans des pays situés en dehors de l’EEE.

Dans ce cas, Vollenhoven met en œuvre les garanties appropriées afin d’assurer un niveau de protection équivalent et veille à ce que ces transferts internationaux soient réalisés conformément au chapitre V du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

5. Accès aux données à caractère personnel et mesures de sécurité

Vollenhoven attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de prévenir tout usage abusif, toute perte, tout accès non autorisé, toute divulgation non souhaitée ou toute modification illicite de ces données.
Nous avons adopté des mesures de sécurité adaptées à l’état de la technique afin de protéger le traitement de vos données à caractère personnel. Ainsi, lorsque cela est possible, nous utilisons des systèmes d’authentification multifactorielle pour sécuriser l’accès aux données. Les données à caractère personnel sont également chiffrées lorsqu’il est techniquement possible de le faire.
Nous nous engageons à maintenir en permanence nos systèmes de sécurité de l’information à jour. Par ailleurs, nous appliquons une politique interne en matière de protection des données et de sécurité de l’information afin de garantir que notre personnel traite les données à caractère personnel de manière strictement confidentielle.

6. Durée de conservation

Vos données à caractère personnel ne sont pas conservées ni traitées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
La durée de conservation varie selon la catégorie de données concernée et tient compte des délais de conservation prévus par la législation ainsi que des recommandations de l’Autorité de protection des données.
À titre d’exemple :

les données nécessaires à la tenue de la comptabilité sont conservées pendant 10 ans ;

les données relatives à un contrat en cours ou arrivé à échéance sont conservées pendant toute la durée du contrat, puis pendant une période raisonnable afin de permettre le règlement d’éventuels litiges ou réclamations ;

les images issues de la vidéosurveillance sont conservées pendant une durée maximale de quatre semaines. Lorsqu’un incident est enregistré, les images concernées sont conservées aussi longtemps que nécessaire au traitement de cet incident.

7. Vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez des droits suivants :

Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement repose sur votre consentement, notamment pour l’envoi de communications marketing, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Par exemple, vous pouvez vous désinscrire via le lien figurant dans chaque newsletter.

Droit d’accès : sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit d’obtenir confirmation que nous traitons vos données à caractère personnel et d’y accéder.

Droit de rectification : si les données que nous détenons sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander leur correction.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : sauf lorsque nous sommes légalement tenus de conserver certaines données, vous pouvez demander leur suppression.

Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander que le traitement de vos données soit temporairement limité. Dans ce cas, nous conserverons les données concernées sans les utiliser jusqu’à la levée de cette limitation, dont vous serez informé.

Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données, notamment lorsque celui-ci repose sur notre intérêt légitime ou lorsqu’il est effectué à des fins de prospection directe (par exemple l’envoi de newsletters).

Droit à la portabilité des données : vous pouvez nous demander de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de les transmettre directement à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.

Veuillez noter que, à l’exception du droit de retirer votre consentement et du droit d’opposition au traitement à des fins de marketing direct, les droits précités ne sont pas absolus. Dans certaines situations prévues par la législation, Vollenhoven peut être amenée à refuser tout ou partie de votre demande. Le cas échéant, nous vous informerons des motifs de ce refus.

Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou pour exercer l’un des droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :
info@aviavollenhoven.be

Vous trouverez également nos coordonnées complètes au point 1 de la présente déclaration.
Vous avez en outre le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge.
Pour plus d’informations, consultez :
www.autoriteprotectiondonnees.be

8. Cookies et liens vers d’autres sites internet

Cookies et technologies similaires

Vollenhoven utilise sur ses sites internet des cookies et des technologies similaires (telles que les balises pixels), ci-après désignés collectivement par le terme « cookies ».

Un cookie est un petit fichier texte enregistré sur le disque dur de votre ordinateur ou sur tout autre appareil électronique lors de la consultation d’un site internet. Il permet notamment de reconnaître votre appareil lors de vos visites ultérieures et d’analyser votre utilisation du site.
Lors de votre première visite sur notre site internet, il vous est demandé d’indiquer si vous acceptez ou non l’utilisation des cookies.

Notre site utilise différents types de cookies, qui diffèrent selon leur finalité, leur durée de conservation et leur provenance.

Les cookies strictement nécessaires sont indispensables au bon fonctionnement du site et ne requièrent pas votre consentement.
En acceptant l’utilisation de certains types de cookies, vous consentez au traitement de vos données à caractère personnel par Vollenhoven ainsi que, le cas échéant, par les tiers ayant accès à ces données.
Si vous continuez à visiter les sites internet de Vollenhoven ou si vous fermez la bannière de cookies sans exprimer votre choix :

les cookies strictement nécessaires restent actifs ;
les autres cookies et technologies similaires demeurent désactivés tant que vous n’avez pas donné votre consentement.

À tout moment, vous pouvez supprimer les cookies déjà enregistrés ou modifier les paramètres de votre navigateur afin d’empêcher leur stockage ou de les supprimer automatiquement.

Liens vers d’autres sites internet

Le site internet de Vollenhoven peut contenir des liens (hypertextes) vers des sites internet exploités par des tiers.
Vollenhoven n’est pas responsable du traitement des données à caractère personnel effectué par ces tiers.
Nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité propre à chaque site internet que vous visitez.

9. Modifications de la présente déclaration de confidentialité

Vollenhoven se réserve le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment, en tout ou en partie, sans notification préalable.
Étant donné que cette déclaration peut être régulièrement mise à jour et que ces modifications peuvent avoir une incidence sur le traitement de vos données à caractère personnel, nous vous invitons à la consulter périodiquement.
La version la plus récente de la présente déclaration de confidentialité est toujours disponible sur notre site internet.